Regnskapsordbok

Månedlig rapportering av lønn, forskuddstrekk og arbeidsgiveravgift til Skatteetaten, NAV og SSB. Fristen er normalt den 5. i måneden etter at lønnen ble utbetalt.

Pengene (eller verdiene) eierne skyter inn når et aksjeselskap stiftes. Minstekravet for et AS er 30 000 kroner. Aksjekapitalen er en del av egenkapitalen.

Selskapsform der eierne (aksjonærene) ikke hefter personlig for selskapets gjeld utover innskutt kapital. Et AS er regnskapspliktig og skal levere årsregnskap til Regnskapsregisteret.

Å føre en anskaffelse som en eiendel i balansen i stedet for som kostnad med en gang. Gjelder driftsmidler som varer i flere år og koster over en viss grense. Verdien kostnadsføres deretter gradvis gjennom avskrivninger.

Eiendeler som er ment å brukes i virksomheten over tid, for eksempel maskiner, biler, inventar og eiendom. Motsatsen er omløpsmidler.

Avgift arbeidsgiveren betaler til staten på toppen av lønn og andre ytelser. Satsen avhenger av hvor i landet virksomheten er; i sone 1 er den 14,1 %. Feriepenger og pensjon gir også grunnlag for avgift.

En regnskapsført forpliktelse der beløpet eller tidspunktet er usikkert, for eksempel garantier eller påløpte feriepenger.

Den årlige kostnaden for verdifallet på et driftsmiddel. Kostprisen fordeles over levetiden, slik at kostnaden havner i de årene eiendelen faktisk brukes.

Kontroll av at saldoen i regnskapet stemmer med en ekstern kilde – typisk at bankkontoen i regnskapet er lik saldoen i banken, eller at kundefordringene stemmer med åpne fakturaer.

Oversikt over hva virksomheten eier (eiendeler) og hvordan det er finansiert (egenkapital og gjeld) på en bestemt dato. Eiendeler = egenkapital + gjeld.

Å sammenligne transaksjonene på bankkontoen med det som er bokført, og finne ut av differanser. Bør gjøres minst hver måned.

Avtalen om når en faktura skal betales, for eksempel 14 dager netto. Står på fakturaen sammen med forfallsdato.

Dokumentasjonen bak en bokføring – for eksempel en faktura, kvittering eller kontoutskrift – og selve bokføringen som er laget på grunnlag av den. Alt som bokføres, skal være dokumentert, og bilagene skal kunne identifiseres entydig og oppbevares sikkert.

Stedet der regnskapets dokumentasjon lagres. I FREMDRIFT får hvert opplastet bilag et fast, fortløpende arkivnummer, en kontrollsum som viser at filen ikke er endret, og kobles til bokføringen – slik at du kan gå fra postering til dokument og tilbake.

Å registrere virksomhetens transaksjoner i regnskapet. Hver bokføring har dato, beløp, konto og dokumentasjon, og føres etter prinsippet om dobbel bokføring.

Loven som regulerer hvordan bokføring og dokumentasjon skal gjøres i Norge – blant annet krav til dokumentasjon, sikring og oppbevaring. Utfyllende regler står i bokføringsforskriften.

Plikten til å bokføre etter bokføringsloven. Gjelder alle regnskapspliktige, og i tillegg blant annet næringsdrivende som må levere skattemelding for næringsdrivende eller er registrert i Merverdiavgiftsregisteret.

Omsetningen der inntektene akkurat dekker alle kostnader, slik at resultatet er null. Beregnes som faste kostnader delt på dekningsgraden.

Brutto er beløpet før noe er trukket fra, netto er etter. Brutto lønn er før skatt; et beløp inkl. MVA er brutto, eks. MVA er netto.

En plan for inntekter, kostnader og likviditet fremover – for eksempel for neste år. Sammenlignes løpende med regnskapet for å se avvik.

Venstre side av en konto. Økning i eiendeler og kostnader føres i debet. Hver bokføring har like mye i debet som i kredit.

Salgsinntekt minus variable kostnader (for eksempel varekostnad). Det som blir igjen til å dekke faste kostnader og gi overskudd. Dekningsgrad er dekningsbidraget i prosent av salget.

Prinsippet om at hver transaksjon føres på minst to kontoer – én i debet og én i kredit – med like store beløp. Dermed er regnskapet alltid i balanse.

Alt som bokføres, skal være dokumentert på en måte som viser at det er riktig – for eksempel med faktura, kvittering, kontrakt eller kontoutskrift. Dokumentasjonen skal kunne knyttes til bokføringen.

En eiendel som brukes i virksomheten over tid, som en bil, PC eller maskin. Dyre driftsmidler med lang levetid aktiveres og avskrives.

Driftsinntekter minus driftskostnader – resultatet av den ordinære driften før renter, finansposter og skatt.

Eiernes andel av virksomheten: eiendeler minus gjeld. Består av innskutt kapital (som aksjekapital) og opptjent kapital (tidligere overskudd som ikke er tatt ut).

Elektronisk handelsformat – standardformatet for elektroniske fakturaer i Norge, sendt over Peppol-nettverket. Offentlige virksomheter krever EHF fra leverandørene sine.

Det virksomheten eier og som har verdi: bankinnskudd, kundefordringer, varelager, maskiner osv. Står på venstre side av balansen.

Selskapsform der én person eier og driver virksomheten og hefter personlig for all gjeld. Enkelt å starte, og har bokføringsplikt som næringsdrivende.

Salgsdokumentet som krever betaling for varer eller tjenester. Må blant annet inneholde fakturanummer, dato, selger og kjøper med organisasjonsnummer, hva som er levert, beløp og MVA.

Kostnader som ikke endrer seg med salget på kort sikt, som husleie, forsikring og faste lønninger. Motsatt: variable kostnader.

Lønn for ferien som opptjenes gjennom året og vanligvis utbetales året etter. Etter ferieloven er satsen 10,2 % av feriepengegrunnlaget (høyere ved fem ukers ferie avtalt i tariff, og et tillegg for ansatte over 60 år).

Datoen fakturaen senest skal være betalt. Etter forfall kan selger sende purring og kreve forsinkelsesrente.

Skatt som arbeidsgiveren trekker fra lønnen og betaler inn på vegne av den ansatte, basert på skattekortet.

Det virksomheten skylder andre. Kortsiktig gjeld forfaller innen ett år (som leverandørgjeld og skyldig MVA), langsiktig gjeld senere (som banklån).

Samlingen av alle kontoene i regnskapet med alle posteringene på hver konto. Grunnlaget for saldobalanse, resultat og balanse.

Innkreving av forfalte krav, gjerne gjennom et inkassobyrå, etter at purring og inkassovarsel ikke har gitt betaling.

MVA på det virksomheten kjøper. MVA-registrerte virksomheter får som hovedregel fradrag for inngående MVA på kjøp til virksomheten. Føres på konto 2710 (høy sats).

Større anskaffelser (fast eiendom og visse driftsmidler over bestemte beløpsgrenser) der fradraget for inngående MVA kan måtte justeres senere hvis bruken endres. Dokumentasjonen har lengre oppbevaringstid.

Kundeidentifikasjon – et nummer på fakturaen med kontrollsiffer som gjør at innbetalingen kan kobles automatisk til riktig faktura.

Pengene som faktisk går inn og ut av virksomheten i en periode. Kan avvike mye fra resultatet, for eksempel når kunder betaler sent eller du investerer.

Listen over alle kontoene i regnskapet med nummer og navn. I Norge brukes ofte standarden NS 4102: klasse 1 eiendeler, 2 egenkapital og gjeld, 3 inntekter, 4–7 kostnader, 8 finans og skatt.

Forbruk av ressurser for å skape inntekt i en periode, som varekjøp, lønn og husleie. Føres i resultatregnskapet. Ikke det samme som utbetaling.

Høyre side av en konto. Økning i gjeld, egenkapital og inntekter føres i kredit.

Et salgsdokument som helt eller delvis annullerer en faktura, for eksempel ved retur eller feil. En sendt faktura skal ikke slettes – den krediteres.

Penger kundene skylder virksomheten for fakturaer som ikke er betalt. En eiendel i balansen, normalt konto 1500.

Det virksomheten skylder leverandørene for mottatte fakturaer som ikke er betalt ennå. Kortsiktig gjeld, normalt konto 2400.

Evnen til å betale regningene når de forfaller. God lønnsomhet er ikke nok – du må også ha penger i kassen til riktig tid.

Budsjett som viser forventede inn- og utbetalinger måned for måned, og dermed hvor mye penger du vil ha på konto. Avslører tidlig om du trenger kreditt eller må endre planer.

Godtgjørelse for arbeid. Utløser forskuddstrekk, arbeidsgiveravgift, feriepenger og eventuelt pensjon (OTP), og rapporteres i a-meldingen.

Avgift på omsetning av varer og tjenester. Satsene er 25 % (alminnelig), 15 % (næringsmidler) og 12 % (blant annet persontransport og overnatting). Virksomheter må registrere seg i Merverdiavgiftsregisteret når avgiftspliktig omsetning passerer 50 000 kr i løpet av 12 måneder.

Meldingen der virksomheten rapporterer utgående og inngående MVA for en termin. Differansen betales til eller tilbakebetales fra staten.

Perioden MVA-meldingen gjelder. Hovedregelen er seks terminer à to måneder, med frist den 10. i andre måned etter terminen (f.eks. 10. april for januar–februar). Små virksomheter kan søke om årstermin.

Norsk standard for kontoplan, brukt av de fleste norske virksomheter og regnskapsprogrammer. FREMDRIFT setter opp kontoplanen etter NS 4102 automatisk.

Eiendeler som skal brukes eller omsettes innen kort tid: bankinnskudd, kundefordringer og varelager.

Regnskapsmateriale skal oppbevares sikkert i en bestemt tid. Hovedregelen er fem år etter regnskapsårets slutt; noe materiale skal oppbevares i tre år og seks måneder, og dokumentasjon av kjøp av kapitalvarer lenger. Materialet skal sikres mot endring og tap.

Driftsresultatet pluss finansinntekter og minus finanskostnader (som renter). Grunnlaget for å beregne skatt.

Ni-sifret nummer fra Enhetsregisteret som identifiserer virksomheten. Skal stå på fakturaer; MVA-registrerte skriver «MVA» etter nummeret.

Pensjonsordning arbeidsgivere med plikt skal ha for ansatte. Minimum er 2 % av lønn opp til 12 G (grunnbeløp).

Internasjonalt nettverk for sikker utveksling av elektroniske handelsdokumenter som EHF-fakturaer. Mottakeren må være registrert i Peppol for å kunne motta EHF.

Å føre inntekter og kostnader i den perioden de hører til – ikke når pengene kommer inn eller går ut. Eksempel: årlig forsikring betalt i januar fordeles over tolv måneder.

Én linje i en bokføring: konto, beløp i debet eller kredit og tekst. Et bilag består av minst to posteringer som går i balanse.

Påminnelse til kunden om en faktura som har passert forfallsdato. Kan inneholde purregebyr innenfor lovens grenser.

Person som fører regnskap for andre. For å føre regnskap for andre mot betaling må man være autorisert regnskapsfører (eller jobbe i et autorisert selskap).

Plikten til å utarbeide årsregnskap etter regnskapsloven. Gjelder blant annet alle aksjeselskaper, og enkeltpersonforetak over visse størrelsesgrenser.

Budsjett over forventede inntekter og kostnader og dermed forventet overskudd. Viser lønnsomhet, men ikke når pengene kommer – det viser likviditetsbudsjettet.

Oppstilling av inntekter og kostnader i en periode, som viser om virksomheten har gått med overskudd eller underskudd.

Å rette en bokføring ved å føre en ny bokføring med motsatte posteringer. Bokførte opplysninger skal ikke slettes eller endres – feil rettes med nye posteringer slik at sporet bevares.

Uavhengig kontrollør som går gjennom regnskapet og avgir revisjonsberetning. Aksjeselskaper har revisjonsplikt, men små AS kan under visse vilkår velge den bort.

Standard Audit File – Tax: et standardformat for regnskapsdata. Bokføringspliktige med elektronisk regnskap skal kunne levere regnskapet i SAF-T-format når Skatteetaten ber om det.

Liste over alle kontoer med saldo på en gitt dato. Summen av debet er lik summen av kredit. Brukes til kontroll og som grunnlag for resultat og balanse.

Dokumentasjonen av et salg – normalt en faktura eller kvittering. Bokføringsforskriften har detaljerte krav til innhold og nummerering.

Meldingen til Skatteetaten med grunnlaget for skatteberegningen. For aksjeselskaper er fristen normalt 31. mai året etter inntektsåret.

Kostnad når en kunde ikke betaler og kravet må anses som tapt. Inngående MVA på det tapte beløpet kan i visse tilfeller korrigeres.

Utdeling av overskudd fra et aksjeselskap til aksjonærene. Vedtas av generalforsamlingen og forutsetter at selskapet har forsvarlig egenkapital og likviditet.

MVA virksomheten legger på salget og skal betale inn til staten. Føres på konto 2700 (høy sats).

Kjøp en ansatt eller eier har betalt privat for virksomheten, og som skal refunderes. Krever kvittering som dokumentasjon.

Kostprisen på varene som er solgt i perioden. Salg minus varekostnad gir bruttofortjeneste.

Varer virksomheten har på lager for salg. En eiendel i balansen; endring i lageret påvirker varekostnaden.

Kostnader som øker og minker med salget, som varekjøp, frakt og provisjon.

Balansen ved starten av regnskapsåret – eller når et nytt selskap starter. Den skal være lik sluttbalansen fra året før.

Arbeidet med å avslutte regnskapsåret: avstemme kontoer, periodisere, beregne avskrivninger og skatt, og sette opp årsregnskap og skattemelding.

Den offisielle oppsummeringen av regnskapsåret: resultatregnskap, balanse og noter (for noen også kontantstrømoppstilling og årsberetning). Regnskapspliktige sender det til Regnskapsregisteret i Brønnøysund, normalt innen 31. juli.